MATERI LAKMUD: Manajemen
Organisasi
Doc. PC IPNU Musi Rawas, Wakil Ketua Bidang Kaderisasi tengah sambutan di agenda Rapat Anggota PK IPNU MA Ma'arif NU Musi Rawas
A.
Tujuan
Pembelajaran
1. Peserta dapat memahami pengertian dan fungsi manajemen
2. Memberikan pemahaman kepada peserta tentang pentingnya sebuah manajemen
Memilih dan menerapkan manajemen yang tepat
B. Pendalaman Materi
1. Dasar, Fungsi Pengertian dan Tujuan Manajemen
Organisasi
Dalam organisasi diperlukan
adanya manajemen yaitu usaha untuk mengkoordinasikan semua tugas yang dilakukan
oleh orang-orang dan mengarahkannya kepada tujuan yang hendak dicapai. Dengan
demikian, organisasi dan manajemen adalah merupakan sarana dari administrasi.
Hubungan antara administrasi, organisasi, dan manajemen, yaitu organisasi dan
manajemen adalah sarana dari administrasi. Secara terperinci hubungan tersebut
adalah kepemimpinan merupakan inti dari manajemen. Melalui manajemen, semua
kegiatan dikoordinasikan dan diarahkan menuju kepada tujuan yang telah
ditetapkan, dengan demikian manajemen ada pada setiap tingkat organisasi.
Organisasi adalah merupakan wadah atau tempat dilakukannya kegiatan-kegiatan
administrasi. Untuk jelasnya hubungan antara administrasi, organisasi, dan
manajemen ini dapat digambarkan sebagai berikut.
Gambar 1 Hubungan antara Manajemen, Organisasi dan Administrasi
IPNU adalah organisasi yang
memiliki aturan-aturan sebagai pijakan dalam menjalankan roda organisasi. Hanya
saja perlu diingat adalah aturan itu hanyalah washilah atau sarana dalam
mencapai ghoyah. Artinya jangan sampai pengurus organisasi terjebak dalam
aturan-aturan yang malah menyempitkan gerak dan langkah organisasi. Selayaknya
pula sebuah organisasi, IPNU memerlukan keseragaman gerak langkah yang didukung
oleh administrasi yang baik. Pengelolaan organisasi secara asal-asalan tentu
akan berujung pada amburadulnya perjalanan organisasi yang berimplikasi pada
tidak tercapainya tujuan secara optimal. Bahkan sangat mungkin akan menimbulkan
penyimpanganpenyimpangan yang tidak saja menghambat, tetapi juga meruntuhkan
semua harapan-harapan yang telah dicitakan.
Penerapan aturan administrasi
juga merupakan bentuk pembelajaran langsung bagi pengurus dan anggota,
kaitannya dengan beberapa hal: Pertama, penumbuhan komitmen berorganisasi
secara baik dan benar dengan mempraktekkan ketundukan pada sistem. Kedua,
penguasaan ketrampilan tentang tata kerja dan tata kelola berorganisasi
termasuk tulis menulis dan surat menyurat. Ketiga, sarana konsolidasi dan
pencapaian efektifitas organisasi.
Kata administrasi berasal
dari kata ad dan ministro (Latin). Dalam bahasa Inggris ad = to, ministro =
minister yang berarti” melayani atau menyelenggarakan” (Webster, 1974).
Definisi yang sederhana dari administrasi adalah suatu proses kegiatan
penyelenggaraan yang dilakukan oleh seorang administrator secara teratur dan
diatur melalui perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan
akhir yang telah ditetapkan. Proses adalah kegiatan yang terjadi secara
beruntun dan susul-menyusul, artinya selesai yang satu harus diikuti yang lain
sampai titik akhir. Teratur maksudnya ialah bahwa kegiatan perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan tersebut harus dilakukan secara terus-menerus dan
berkelanjutan. Diatur maksudnya ialah bahwa seluruh kegiatan itu harus disusun,
disesuaikan satu sama lainnya supaya terdapat keharmonisan dan keseimbangan
tugas.
2. Tujuan Administrasi Organisasi
Dalam penyelenggaraan
administrasi pada organisasi IPNU-IPPNU, keseluruhan aktivitas teknis dan tata
laksana administrasi sebagai kegiatan pendukung sangat menentukan dalam usaha
mencapai tujuan organisasi. Karena unsur-unsur tersebut saling mendukung.
Pimpinan atau Pengurus IPNU disegala tingkatan merupakan administrator
dilingkungan organisasi yang dibawahinya. Mereka harus tahu komponen atau unsur
administrasi dan sekaligus bagaimana cara memberikan pelayanan yang baik
terhadap komponen tersebut dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Adapun
tujuan dari Sistem Administrasi adalah:
a. Mendukung kinerja organisasi secara umum;
b. Menjamin penyelenggaraan manajemen administrasi yang teratur;
c. Mengoptimalkan potensi kesekretariatan.
3. Implementasi Manajemen Organisasi dalam ruang
lingkup IPNU.
Syarat dan Ketentuan Administrasi Organisasi IPNU
a.
Syarat
Dalam pengelolaannya sebuah organisasi akan berjalan secara dinamis dan
stabil apabila komponen didalam organisasi, utamanya Ketua dan Sekretaris
benar-benar mampu memahami tentang sistem administrasi. Ada beberapa kreteria
yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang adnimistrator (dalam hal ini
Sekretaris), yaitu:
1. Syarat Psikologis yakni jujur, disiplin, kreatif dan tanggungjawab
2. Syarat teknis yakni memahami dan mengerti jenisjenis surat dan persuratan.
3. Mengerti dan memahami penggunaan alat-alat perkantoran dan mampu menyusun
dan mengadiministrasi persuratan dengan tertib
b. Ketentuan
Sistem administrasi dalam organisasi IPNU diatur dalam Pedoman Administrasi
IPNU diatur dalam Petunjuk Pelaksanaan Organisasi dan Administrasi (PPOA IPNU).
Surat dalam Organisasi IPNU dikenal ada dua kelompok besar yaitu:
1. Surat Tunggal yaitu surat yang dikeluarkan oleh satu organisasi, misalnya
IPNU saja
2. Surat Bersama yaitu surat yang dikeluarkan bersama oleh lebih dari satu
unsur organisasi, misalnya IPNU dan IPPNU atau dengan organisasi lain.
Ketentuan Administrasi IPNU
yang akan dibahas meliputi hal-hal dibawah ini: 1) Sifat-sifat Surat; 2) Tata
aturan dan jenis-jenis surat; 3) Peralatan administrasi.
1. Sifat-sifat Surat
a. Peraturan, adalah sumber dari segala sumber hukum konstitusi
IPNU secara legal dan baku terhadap keberadaan organisasi; Merupakan surat yang
mempunyai bentuk isi, sifat, dan tujuan tertentu, serta mengikat sebagai aturan
hukum wajib yang ditaati oleh IPNU-IPPNU.Pembukaan Peraturan Organisasi IPNU,
dihasilkan melalui tingkat penetapan sebuah keputusan sesuai legimitasi sumber
hukum konstitusi IPNU.
b. Keputusan, Surat yang mempunyai bentuk, isi, sifat dan tujuan serta
mengikat sebagai aturan hukum pokok bagi IPNU. Daya ikat hukum keputusan tidak
seketat peraturan; Surat Keputusan dapat 160 untuk
keputusan secara formal terhadap keberadaan orang/kepengurusan organisasi yang
setingkat di bawahnya.
c. Intruksi, Surat perintah untuk menjalankan hasil-hasil
keputusan/rapat/peraturan; Instruksi juga merupakan perintah untuk melaksanakan
kebijaksanaan tertentu dari tingkat kepengurusan IPNU/IPPNU yang lebih tinggi
ke yang lebih rendah; Efisiensi dan efektifitas siaran, hendaknya juga melalui
media cetak atau elektronika.
2. Tata aturan dan jenis-jenis surat
a.
Format
Surat, Surat umum disusun dengan model blockstyle; Untuk surat khusus
(keputusan/pengesahan/ mandat dll) ditulis dengan model fullblockstyle dengan
judul center; Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPNU dan IPPNU
adalah 33x22 cm (ukuran folio). Warna kertas putih dengan jenis HVS antara
60-80 gram; Surat ditulis dengan font arial.
b.
Kop
Surat, Setiap surat yang dikeluarkan, baik dari PP, PW, PC, PAC, PR ataupun PK
harus menggunakan kepala surat yang tercetak; Kepala Surat memuat (Lambang
IPNU, Tingkat kepengurusan organisasi [PP, PW, PC dll], Tulisan IKATAN PELAJAR
NAHDLATUL ULAMA NAHDLATUL ULAMA, Nama daerah kerja, Alamat sekretariat lengkap,
Garis dobel melintang tebal dan tipis, Alamat website dibawah logo (jika punya)
); Kepala Surat dicetak dengan warna dasar putih, hurup warna hitam
kecuali tulisan IPNU/IPPNU berwarna hijau sedangkan Logo sesuai dengan
ketentuan warna dalam peraturan organisasi; Tulisan Kepala Surat semua berhuruf
kapital, kecuali alamat sekretariat.
c.
Jenis-jenis
Persuratan
a) Surat Keputusan Surat yang
mempunyai bentuk tertentu dan memuat kepala surat, konsideran, diktum, pembuka
dan penutup serta alamat.
b) Surat Pengangkatan Surat yang dibuat
oleh ketua terpilih secara formal bersama tim formatur konperensi
periodik/rapat anggota untuk mengengkat fungsionaris dalam melengkapi
kepengurusan.
c) Surat Pemberhentian Surat
Pemberhentian secara formal yang dibuat/ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris
setalah mengadakan musyawarah pengurus harian lengkap untuk memberhentikan
personalia pengurus, karena sebab-sebab tertentu.
d) Surat Permohonan Pengesahan Surat pengajuan pengesahan kepada yang
berwenang, guna mendapatkan legitimasi kepengurusan.
e) Surat Pengesahan Surat keputusan
yang dipergunakan untuk mengesahkan berdirinya/reformasi pimpinan.
f) Surat Rekomendasi Surat
Pengesahan sementara secara formal. Untuk rekomendasi umum diserahkan
kebijaksanaan masing-masing tingkat kepegurusan orgnisasi IPNU-IPPNU.
g) Surat Mandat. Surat pemberian
kuasa organisasi/seseorang kepada organisasi/oeang lain.
h)
Surat Pengantar. Surat yang
digunakan untuk mengantarkan barang atau jenis surat lain.
i) Surat Salinan. Surat yang
diturun/disalin sama persis dengan aslinya. Surat ini merupakan surat yang
dipergunakan untuk penggandaan yang jenisnya sebagai surat penting.
j) Surat Tindasan. Surat
Tindasan/Tembusan bukan merupakan suarat turunan, jadi tembusan atau tindasan
adalah surat yang diketik bersama-sama dengan yang aslinya memakai karbon.
k) Kerangka Acuan Adalah
gambaran/kerangka rencana suatu kegiatan, yang berguna untuk menjelaskan secara
global tentang adanya rencana suatu kegiatan secara sitematis.
l)
Laporan Adalah pemberitahuan
resmi organisasi yang bertanggung jawab kepada yang memiliki wewenang atas
pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada pelapor.
3.
Perangkat Administrasi
a. Daftar Inventaris, adalah buku yang mencatat barangbarang milik organisasi
secara keseluruhan.
b. Buku notulen, adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan
atau keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat atau diskusi.
c. Buku Tamu, Adalah buku untuk mengetahui tamu169 tamu yang datang dan mempunyai keperluan dengan pengurus dan atau anggota
organisasi.
d. Buku Daftar hadir, Adalah buku untuk mencatat kehadiran peserta rapat,
diskusi, lokakarya, pelatihan dan lain-lain, baik bersifat kedalam maupun
keluar.
e. Buku Daftar Anggota, Buku yang memuat mana-mana anggota organisasi sebagai
data autentik jumlah anggota organisasi.
f. Buku Daftar Kegiatan, Buku yang mencatat setiap kegiatan organisasi, baik
kedalam maupun keluar.
g. Buku Ekspedisi, Buku untuk pengiriman menyeluruh barang-barang administrasi
dan perlengkapan organisasi baik melalui kurir ataupun pos.
h. Buku Agenda, Buku pencatatan keluar/masuknya surat untuk mengagendakan
peristiwa atau kejadian pada surat.
i.
Arsip/Penyimpanan, Adalah
kumpulan surat yang disimpan baik yang terjadi karena pekerjaan, aksi,
transaksi maupun tindak-tanduk organisasi.
j. Cap Agenda, Cap agenda berbentuk
empat pesegi panjang dan bertuliskan: Agenda. k. Berita Acara, Suatu bentuk
laporan yang menyatakan secara rinci saat peristiwa/kejadian yang berlangsung.
k. Stempel, Adalah cap atau simbol organisasi untuk melegitimasi surat-surat
atubarang tertentu, secara resmi dan harus dipakai sebagaimana mestinya menurut
aturan-aturan hukum pemakaian stempel.
l. Papan Nama, Adalah papan nama
yang diperlihatkan secara umum didepan kantor sekretariat dana atau 170 disalah satu tempat yang strategis dan diketahui oleh banyak orang.